文書の適切な管理|ISO27001の正体を突き止める|新時代の幕開け

ISO27001の正体を突き止める|新時代の幕開け

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文書の適切な管理

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文書管理の背景

会社をはじめとして、組織における意思決定や意思伝達は文書によって行われることが基本です。このため、毎日、文書は作成され続け、トータル的に膨大な量の文書が生成されます。しかし、文書は作成して終わりではなく、その後も頻繁に利活用されます。この利活用のため、文書を検索するのに時間がかかってしまうと、本来の業務に振り向けるべき時間が取られてしまいます。そこで、文書管理システムを導入して、業務効率化を実現することが考えられます。文書は、作成され、社内で共有して活用されるために保管され、活用する機会が減れば保存され、一定の期間が経過したら廃棄されます。いわゆる文書のライフサイクルです。この保管から保存への移行がスムーズでないと、現場である関係部署に不要な文書が溜まり、保管スペースを狭め、煩雑化の原因となります。しかしながら、現実には本来的な業務に追われますので、文書整理に充てる時間を確保することができません。このため、煩雑化がさらに深刻化し、目的の文書を探し出すため多大な時間を費やす結果にもなりかねません。そこで、文書管理システムが登場します。

文書管理の機能

文書を探し出すための時間を年間トータルで考えると、この時間の浪費は深刻な問題です。文書管理システムは、文書を作成する時に保存期間などを設定する機能が実装されています。定められた期間が到来したら、文書管理簿上でそのことを表示させ、現物の文書を廃棄し、文書管理簿からも廃棄済みと記録します。もし、さらに保管を続けたい場合は、保管期間を更新することも可能です。また、文書件名やキーワードによる検索が容易にできます。そこで、重要になるのが、文書の分類の仕方や件名の付け方なども含め、文書に関する統一的なルールを策定する必要があります。すなわち、文書管理規程の策定です。この規程が文書管理システムの仕様書の基になります。